DMS Dokumentenmanagement-System

DMS – Dokumentenmanagement-System

Ein Dokumentenmanagement-System, kurz DMS genannt, unterstützt dein Unternehmen bei der elektronischen und systematischen Verwaltung von deinen Geschäftsdokumenten. Ein DMS ist daher in vielerlei Hinsicht der erste schritt in Richtung Papierlosem Büro und digitalisiert deine analogen Ablage-, Such und Archivierungsprozesse. Mittels moderner DMS Technologie kann sichergestellt werden, dass die Dokumente von der Entstehung bis hin zur Vernichtung gemanagt werden.

DMS Umgebung

Ob im Außendienst, im Homeoffice oder nur von irgendwo anders auf dem Firmengelände: wenn Mitarbeiter auch jenseits des eigenen Schreibtischs schnellen und gezielten Zugriff auf alle Dokumente und Informationen haben, steigert das die Produktivität. Einzige Voraussetzung ist, dass analoge Dokumente bei Eingang per Dokumentenscanner digitalisiert werden. Der Scanner übergibt die Daten an das DMS, von dort können die Benutzer auf die Daten zugreifen oder diese über Fachapplikationen aufrufen oder weiter verarbeiten.

Die von uns verwendeten DMS Lösung PaperOffice ist GOBD & DSGVO ready –
Effiziente und KI-basierte Dokumentenarchivierung, Aktenverwaltung, Vertragsverwaltung und Dokumentenverwaltung für Einzelunternehmen, KMUs bis hin zu Großunternehmen.
DMS Lösungen von PaperOffice bieten deinem Unternehmen verschiedene Funktionen, um den Umgang mit Dokumenten effizienter und risikoärmer zu gestalten. Zu den wichtigsten Hauptfunktionen gehören:

DMS Umgebung
  • Volltextsuche – Suche und finde Dokumente wie bei google per Volltextsuche, Das Dokumentenmanagementsystem speichert deine Dokumente sicher in einer zentralen Datenbank mittels der beschreibenden Metadaten. Die Dokumente können über Eigenschaften wie Name des Verfassers, Datum, Beschreibung, Abteilung, Kategorie und Status leicht und bequem gefunden werden. Zudem wirst du der gesetzliche Verpflichtung gerecht, deine Dokumente elektronisch zu speichern
  • Strukturieren von Dokumentensammlungen
  • Versionierung von Dokumenten – Der Vorteil der elektronische Dokumente ist, dass sie von Mitarbeitenden immer und überall bearbeitet, verändert und versioniert werden können. Der Nachteil ist, dass oft schwer nachvollzogen werden kann, wer welche Veränderungen zu welchem Zeitpunkt vorgenommen hat und welche Version die aktuelle oder relevante ist. Deshalb hat im DMS die Verwaltung der Versionen oberste Priorität: sie macht ersichtlich, welche Änderungen durch welche Person zu welchem Zeitpunkt vorgenommen wurden. Es kann auch nachvollzogen werden, wie die vorherige oder ursprüngliche Version ausgesehen hat
  • Verwaltung von Lebenszyklen (Aufbewahrungsfristen)
  • Anbindung an Scanning Lösungen (Scanning Stationen)
  • Schutz vor unbefugten Zugriffen und Verschlüsselung
  • Protokollierung von Zugriffen
  • Mobiler und ortsunabhäniger Zugriff, gleichzeitiger Zugriff
  • Archivierung – Das DMS schafft die Voraussetzung, ein elektronisches Archiv zu schaffen: damit kannst du direkt auf Dokumente aus verschiedenen Systemen zugreifen. Anhand der verwendeten Metadaten findest du die gesuchten Dokumente schnell und zuverlässig, was deine Prozessabläufe effizienter und damit kostengünstiger werden lässt. Das Dokumentenmanagement ermöglicht es allen deine Mitarbeitenden, schneller, effizienter und flexibler zu arbeiten, wo immer sich dein Arbeitsplatz gerade befindet – du hast jederzeit und überall Zugriff auf alle Daten
  • Intuitive Integration in Outlook / Office
  • Scicherheit – Das Dokumentenmanagement macht das Bearbeiten, Verwalten, Versionieren und Archivieren deiner Dokumente einfach und sicher. Es führt zu einer Optimierung deiner Prozessabläufe und damit zu einer Verbesserung deines Geschäftsergebnisses. Das zeitweise oder definitive Verschwinden von Dokumenten kann durch die Erstellung eines Zentralarchives mit diversen Back-up Funktionen verhindern. Zudem können mehrere Mitarbeitende zeitgleich auf dasselbe Dokument zugreifen, ohne dass dadurch Probleme entstehen
  • Indexierung von Dokumenten (Metadaten)
  • Rechtskonforme Archivierung durch Sicherstellung der Unveränderbarkeit
  • Anbindung an Fachapplikationen (Stammdatenaustausch, Verlinkung von Dokumenten)
  • Platzersparnis – Bei den heutigen Mietkosten ist es betriebswirtschaftlich nicht sinnvoll, teuren Raum für Archivzwecke zu verwenden. Mach einen Schritt zum papierlosen Büro, indem du physische Dokumente elektronisch umwandelst und diese dann vernichtest. Du sparst so wertvollen Platz

Dein DMS Projekt

Dein DMS Projekt ist so individuell wie dein Unternehmung. Der Schlüssel zu einem erfolgreichen Projekt liegt in der strukturierten Erarbeitung deines Vorhabens und dem frühestmöglichen Einbezug deiner Mitarbeiter. So kann äusserst agil auf Änderungswünsche eingegangen und direkt im laufenden Projekt umgesetzt werden. 

Vom Einmannbetrieb bis zum Großbetrieb unterstützen wir dich von der Erhebung deines tatsächlichen Informationsbedarfs bis zur Implementation und erarbeiten gemeinsam das für dein Unternehmung maßgeschneiderte DMS Konzept und bringen dein DMS Projekt zum fliegen.

Jetzt mit uns dein DMS Projekt starten

Starte dein DMS Projekt mit uns. Mach den ersten Schritt in das papierlose Büro und schildere uns über das Formular deine Vision

Starte dein DMS Projekt selbst

Auf Wiedersehen Papierchaos, willkommen digitales Büro: Starte dein DMS Projekt selbstständig mit PaperOffice

ECM

Wo analoge Dokumente digitalisiert werden und in ein DMS verwaltet werden spricht man von einem Enterprise Content Management, kurz ECM. Ein ECM umfasst die Hard- und Software-Komponenten, die Methoden und Prozesse als auch die unternehmerischen Strategien, welche eingesetzt werden um Dokumente und Informationen in einem Unternehmen zu erfassen, zu speichern, zu verwalten und für längere Zeit über die gesetzliche Aufbewahrungsfrist hinaus aufzubewahren. ECM unterstützt Unternehmen während des gesamten Lebenszyklus bei der Verwaltung von Dokumenten und Informationen und ist der ideale Begleiter bei der Digitalisierung der heute oft noch physisch geführten Geschäftsprozesse. Dabei können die unterschiedlichsten Inhalte aufgenommen werden: sowohl strukturierte Inhalte wie Rechnungen oder Verträge, als auch wenig strukturierte Inhalte wie E-Mails, Aktennotizen oder Presseartikel.