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Augen auf beim Kopiererkauf

Kopierer kaufen, auf was du achten musst. 

Du möchtest einen Kopierer kaufen? Wir Unterstützen dich bei der Geräte Auswahl und was du beim Kauf eines Kopierers beachten solltest. Kopierer kaufen ohne sich im Nachhinein zu ärgern. Wenn du einen neuen Kopierer kaufen möchtest, solltest du folgende grundlegenden Aspekte beachten:

  • Wäge in der Informationsphase vor dem Kauf deines Kopiersystems in Ruhe deine Prioritäten ab.
  • Was soll dein gewünschtes Gerät unbedingt können?
  • Welche Zusatzfunktionen muss das Drucksystem haben?
  • Möchtest du gerne ein Leasing ausprobieren oder gleich kaufen?
  • Wie hoch ist dein output – wie viele Seiten pro Monat werden vervielfältigt?

Mit diesen Überlegungen auf deiner Checkliste wirst du das passende Drucksystem für dein Unternehmensbedarf finden.

Welche Überlegungen sind wichtig vor dem Kauf eines Kopierers oder Drucksystems?

Wenn du einen neuen Kopierer kaufen möchtest, brauchst du den nötigen Weitblick. Zuerst einmal entscheidet folgende Frage über alle weiteren Überlegungen sowie den Preis mit: Möchtest du nur mono oder auch farbig drucken und kopieren, wie hoch ist dein Kopier-Druck Volumen, müssen Sie auch grosse Auflagen kopieren, drucken und scannen, welche Formate sollen Vervielfältigt werden? Denn DIN A3-fähige Kopierer sind in der Anschaffung deutlich teurer und eine unnötige Ausgabe, wenn das Format in deinem Betrieb nie benötigt wird.

Das gewünschte Kopierformat und dein geschätztes Kopiervolumen geben wichtige Hinweise auf die zu kalkulierenden Anschaffungskosten des Kopiergerätes.Nutze die aufgeführten Punkte als Hilfestellung bei der Auswahl eines passenden Geräts:

  • Papierformat
  • Kopiervolumen
  • Kopierverfahren
  • Vorlageneinzug/Scanner
  • Duplex
  • Funktionen
  • Geschwindigkeit
  • Anschlüsse
  • Konnektivität
  • Tinten-/Tonerkosten

Massgeblichen Einfluss bei der Anschaffung vom neuen Kopierer sollte die benötigte Anzahl Kopien haben, die man im Laufe eines Monats macht. Doch wie bekommen Sie heraus, wie viele Kopien tatsächlich gemacht werden?

Einfacher zu beantworten ist diese Frage, wenn schon ein Kopierer eingesetzt wird und dieser wahrscheinlich einen Kopien Zähler integriert hat. So kann man den Durchschnittsverbrauch leicht ablesen. Der jetzige Papierverbrauch kann sicher auch ein Anhaltspunkt sein.

Die Kopierer Auswahl wird leichter, wenn man weiss, was man druckt. Wer vor allem Texte druckt und auf Farbe verzichten kann, nimmt das monochrom Kopiergerät. Er ist unerreicht, wenn es um die Buchstabenschärfe und satte Abdeckung geht. Generell sind die Druckkosten beim Farbkopierer etwa 4 x höher als bei einem schwarz/weiss Multifunktionsdrucker. Kommt hinzu, dass meistens unnötig viel ausgedruckt wird. Die Praxis zeigt, vieles was auf dem Computer Bildschirm angezeigt wird, kommt meistens aufs Papier. Sogar jedes E-mail hat vielfach ein Logo in Farbe. All das treibt die Druckkosten in die Höhe.

Den Kopierer kaufen oder leasen?

Den Kopierer kaufen oder leasen?

Wann ist Kopierer Leasing für dich rentabel?
Deinen Kopierer zu leasen macht dann Sinn, wenn du die Raten als Finanzierungsmöglichkeit schützt oder wenn du das Gerät nur für begrenzte Zeit für deine Projekte benötigst. Leasing zum Erhalt der Unternehmens-Liquidität ist ja ein bekanntes Mittel, um später die Raten steuerlich abzuschreiben. Es eignet sich auch, um sich an ein wachsendes Arbeitsvolumen anpassen oder neue Geräte erst einmal für den Bedarf des Unternehmens und seiner Abteilungen in Ruhe ausprobieren. Somit kannst du die zeitliche Begrenzung des Leasingvertrages als Vorteil nutzen und das Gerät im Bedarfsfall wieder fristgerecht zurück geben oder zu einem geringen Restkaufwert erwerben. Die Raten sind meist zwischen 12 und 24 Monaten festgelegt. Mit regelmässigem Wechsel der Geräte bleibst du technisch auf dem neuesten Stand. Allerdings gehst du mit einem Leasingvertrag eine feste vertragliche Bindung ein. Reparaturen und Wartungen müssen eigenständig übernommen werden, es sei denn du Mit hast ein Managed Print Services Vertrag abgeschlossen.

Die Preise für das Leasing richten sich nach dem Funktionsumfang der Modelle. Für kleinere Kopierer mit niedrigem Kaufpreis lohnt sich das Leasing eher nicht. Kostet dein Wunschgerät über 5000 Franken, kann Leasing für dich rentabel sein.

 

Einzelgerät, Multifunktionsgerät oder ein professionelles Drucksystem?

Die Antwort ist ebenfalls abhängig von den Anforderungen. Eine Druck-Funktion ist fast immer ein Muss. Eine Fax-Funktion ist nur dann sinnvoll, wenn du viele geschäftliche Dokumente versenden möchtest, wobei dies heute auch bequem per Email erledigt werden kann. Zum einen wird das Fax als schriftliche Form anerkannt, zum anderen dienen Sendebericht und Protokoll als Nachweis. Allerdings ist der Versand vieler Dokumente zeitaufwendig. Hinzu kommen Qualitätsverlust, hoher Papier- und Tonerverbrauch. Auch die Funktion Scannen wird immer wichtiger, da moderne Drucksysteme ein immer wichtigere Rolle als Schnittstelle zwischen digitalen und analogen Arbeitsprozessen einnehmen. Möchtest du mehrere oder alle Funktionen nutzen kommst du nicht an einem Multifunktionsdrucker vorbei. Viele Kunden haben hier Ihre Bedenken. Es kommen Fragen: Alles in einem Gerät. Ist der Kopierer wirklich robust, bringt der Scanner die gewünschte Auflösung. Bei einem Geräte Ausfall, steht dann mein ganzes Büro still.

Man kann heute sagen, dass du mit einem neuen Multifunktionsgerät von Konica Minolta oder Brother keine Abstriche machen musst. Wichtig ist dabei, dass du nicht das kostengünstigste Gerät oder Kopierer kaufst und bei einem unerwarteten Ausfall auf einen Fachhändler mit dem nötigen Wissen zurückgreifen kannst. Mit einem Managed Print Services bist du auf der sicheren Seite. Ganz zu schweigen von den Druckkosten das du einsparen kannst.

 

Was leistet ein moderner Kopierer oder Laserdrucker?

  • Hohe Zuverlässigkeit, Funktionalität, Performance
  • Schneller Druck zu tiefen Preisen
  • Übersichtliche Druckkosten
  • Scharfes Druckbild, lang anhaltende Ausdrucke
  • Guter Druck auf normalem Druckmaterial
  • Modulare Bauweise und Ausbaufähigkeit
  • Kopierformate A4 bis A3
  • grosser Papiervorrat
  • Dokumentensicher und kostengünstig
  • Elektronische Archivierung

Was bekommst du beim Kopierer in der Grundausstattung

Meistens gehen die Hersteller von einer Basis Ausrüstung aus. Das heisst für dich, das Basisgerät hat meistens nur eine Papierkassette und vielfach keinen Originaleinzug. Du stellst deinen neuen Kopierer nach deinen Bedürfnissen zusammen.

Generel verfügen Multifunktionssysteme von Copy-Swiss über folgende Funktionen:

  • Format A3/A4
  • Kopie/Druck/Scannen
  • Kapazitives Touchscreen-Display mit Eingabestift
  • Originaleinzug (RADF)
  • Duplexeinheit
  • 2 x Papierkassetten à 500 Blatt A5-A3
  • 1 x Papierkassette à 2’500 Blatt A4 oder 2 x Papierkassetten à 500 Blatt A5-A3
  • 1 x Mehrzweckpapierzufuhr
  • Mobile Print&Scan

Weitere Funktionen können frei gewählt werden. Nun liegt vor allem an dir, den Bedarf anzugeben und die richtigen Optionen zu bestimmen. Je detaillierter deine Angaben sind, umso einfacher und kostengünstiger bekommst du dein Wunschgerät, das deinen Druckanforderungen und vor allem deinem Portemonnaie entlasten.

Bei einem neuen Multifunktionsgerät solltest du unbedingt bedenken, dass die Tonerkartuschen in der Grundausstattung meistens nicht vollständig gefüllt sind. Der Inhalt dieser Starter-Kartuschen garantiert zwar die Inbetriebnahme des Druckers, reicht aber meistens nur für ca. 1000-1500 Seiten. Diese Werte entsprechen einer Deckung von 4-5% (Tonermenge auf dem Papier).

Die Druckerreichreichweite und die Kosten für die Toner variieren je nach Hersteller. Heutzutage gibt es Tonerkartuschen die bis zu 50’000 Seiten halten. Beim Druckerkauf sollten solche wichtigen Kriterien eine übergeordnete Rolle spielen.

Entscheiden ist nicht der Preis vom Kopierer, sondern der Unterhalt über die Jahre. Bei den professionellen Geräten, liegt es auf der Hand, ein Managed Print Services abzuschliessen. So bist du sicher, dass deine Kosten nicht explodieren.

Du findest einen grosse Auswahl an Drucksystemen in unserem Online Shop. Gerne stellen wir dir ein individuelle Lösung zusammen.